Човешките ресурси и информацията – това са може би основните компоненти на организацията на всяка сфера на дейност. Производство, продажба на стоки или предоставяне на услуги: каквото и да правите, служителите, ръководителите и работещите непрекъснато споделят разнообразна информация.

Но как да оценим ефективността на вътрешните комуникации в предприятието, компанията? Какви са слабите места? Как да ги подсилим?

Управление на комуникациите

Всяка информация, която е в компанията, както и начините за нейното предаване, са важен компонент на управлението, а именно управление на комуникациите. Комуникациите са разделени на: външни – взаимодействието на компанията с партньори, доставчици, конкуренти, клиенти; и вътрешни. Обикновено PR отделът на компанията се занимава с външните комуникации, ако има такъв, както и самият ръководител и служители, които отговарят за това. Във вътрешните комуникации участват всички работници, служители без изключение.

Вътрешните комуникации в организацията могат да бъдат вертикални (предаване на информация от ръководители на подчинени и обратно) и хоризонтални (предаване на информация в отдели, сред колеги или между отдели). Това са формални вътрешни комуникации, които обикновено са под формата на официални документи, като например „Разпоредба за структурните звена“. Отделно, можете да различите неформалните комуникации – в „пушалнята“, на обяд или в коридора, информацията се разпространява доста активно и бързо, което не може да не повлияе на цялата комуникационна система като цяло.

Какви средства обикновено се използват за корпоративни комуникации? Това, разбира се, са електронна поща, Skype, телефон, корпоративни информационни системи, корпоративни вестници и табла, оперативки и съвещания, общи събрания и индивидуални разговори.

Ситуацията в предприятието, фирмата, целите, задачи, проблеми между ръководители на отдели и конкретни служители, информация за нови услуги, продукти, клиенти, регламенти и цени, разпореждания, форми на отчитане, данни за успехи и провали – цялата тази информация, важна или не, спешна или не, преминава от служител на служител.

И, разбира се, особено когато компанията е голяма и има много информация, могат да възникнат грешки и недоразбиране, ако системата за вътрешни комуникации в организацията е несъвършена. „Не са ми казали“, „не са ми съобщили всичко“, „не са ми изяснили напълно“, „не съм разбрал“, „не съм присъствал“ – цената на всички тези грешки е пряко пропорционална на ценността на протичащата комуникация.

Прост пример. Компания, която търгува с промишлена техника, променя цените на свързаните с нея услуги за инсталиране. Ръководителите на отделите са записали информацията, но не са я предали на подчинените си. Клиентите са фактурирани на старата цена, а след това трябва спешно да се направят промени в договора за услуги и да се фактурират нови суми. Всичко това, разбира се, не се отразява по най-добрият начин на репутацията на компанията, обратната връзка с клиентите и в резултат на това, на печалбата.

След такава ситуация изглежда най-логично мениджъра да изкритикува началниците на отдели и контрола на предаването на информация на всеки подчинен. Но е по-разумно да се помисли за одит на вътрешните комуникации в компанията, за което е полезно да си зададете няколко въпроса. Колко добре информацията се разпространява вертикално и хоризонтално във всеки отдел и в компанията като цяло? Коя информация не е достатъчна? Кои канали за разпространение работят по-лошо? Как да ги оправите? Колкото по-ясна е картината на комуникациите на компанията, толкова по-ефективни препоръки за разпространение на информация могат да бъдат разработени и приложени.

По този начин целта на одита (изследване, диагностика) на системата за вътрешни комуникации на компанията е да идентифицира слабите и силните места в предаването на информация сред служителите. За да извършите одит, е най-удобно да използвате въпросник-матрица, която може да бъде съставена въз основа на типов вариант. В редовете на матрицата можете да подредите основните характеристики на информацията (нейната същност), а в колоните – основните източници или канали за разпространение на информация.

Принципи на одита

Първо, при провеждането на почти всяко изследване в компанията е много важно да се предадат на участниците целите на събитията. Кратко и ясно да се информират всички за това какво и защо правите. Да се отговори на въпросите на служителите.

На второ място, този одит може да се извърши и анонимно, но може би има смисъл просто да се попълнят формуляри по отдели, така че картината на комуникациите да е по-подробна. Ако задължавате служителите да подпишат формулярите, можете да получите ненадеждни резултати: някои оценки от 6 точки и отговори „Всичко ми харесва“, което по принцип е неинформативно, а проучването ще има отрицателен емоционален отговор от страна на служителите.

Трето, по-добре е да извършите всичко в един ден и по едно и също време във всички отдели – така служителите няма да имат време да обсъждат подробности помежду си и картината на резултатите ще бъде по-правдоподобна. Между другото, такава диагностика може да се извършва редовно; това е особено важно, когато има промени в компанията – този метод ще позволи да се проследят сериозни грешки в разпространението на информация навреме.

Можете да обработвате резултатите от одита както качествено, така и количествено. Можете да изчислите средните резултати за всеки канал на информация или да направите клъстерен анализ на отговорите в свободна форма. В хода на анализа на резултатите от проучването ще се формират заключения и препоръки за оптимизиране на системата за вътрешни комуникации в компанията.

Това може да бъде разширяване на каналите за разпространение на информация (въвеждане на общи събрания или корпоративна поща), работа по контрол на усвояване на информация от служители (всички ли, например, ползват обновеното описание на стоките) и дори организиране на корпоративни събития, така че служителите да могат по-открито и неформално да обсъждат новостите за компанията.

Вместо заключение

Служител, работещ с недостиг на информация или с невярна информация, се чувства несигурен и неудовлетворен, което не може да не повлияе и на ефективността на неговия труд. Оттук и ниските резултати, нежеланието да се работи за печалба на компанията, слухове, спекулации, негативно отношение към себе си и околните хора.

Компетентно изградената система за предаване на информация се основава преди всичко на обратната връзка – служителите не могат да споделят целите, задачите, предизвикателствата и постиженията на компанията, на другите отдели, колеги, без да знаят за тях. Изградете правилната система за вътрешни комуникации, защото тя е един от основните компоненти на успеха на вашата компания.

Нуждаете се от счетоводен одит или оптимизиране на бизнес процесите в предприятието, фирмата си?

Свържете се със счетоводно дружество ЕВРОКАУНТ КОНСУЛТ сега!